Vi phạm kỷ luật là một vấn đề phổ biến trong các tổ chức, và việc ghi lại chi tiết vi phạm là rất quan trọng để đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp. Biên Bản Về Việc Vi Phạm Kỷ Luật Tiếng Anh (disciplinary action report) là một tài liệu chính thức được sử dụng để ghi lại các vi phạm quy định và các hành vi trái với quy chế của tổ chức. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết về cách viết biên bản vi phạm kỷ luật, bao gồm các mục cần có, ví dụ minh họa và các mẹo hữu ích để tạo ra một tài liệu chuyên nghiệp và hiệu quả.
Các mục cần có trong biên bản về việc vi phạm kỷ luật tiếng Anh
1. Tiêu đề (Title)
- Tiêu đề nên rõ ràng và chính xác, phản ánh nội dung của biên bản. Ví dụ: “Disciplinary Action Report” hoặc “Report of Disciplinary Action”.
2. Ngày tháng (Date)
- Ghi rõ ngày tháng biên bản được lập.
3. Tên người vi phạm (Employee Name)
- Ghi đầy đủ họ và tên của người vi phạm kỷ luật.
4. Vị trí công việc (Position)
- Ghi rõ vị trí công việc của người vi phạm.
5. Phòng ban (Department)
- Ghi rõ phòng ban/đơn vị mà người vi phạm đang làm việc.
6. Lý do vi phạm (Reason for Disciplinary Action)
- Nêu rõ lý do vi phạm quy định, bao gồm hành vi vi phạm cụ thể, ngày giờ và địa điểm xảy ra vi phạm.
- Sử dụng ngôn ngữ chính xác, tránh sử dụng ngôn ngữ cảm tính hoặc mang tính chất chủ quan.
- Cung cấp bằng chứng hỗ trợ cho lý do vi phạm, ví dụ như lời khai của nhân chứng, ghi hình camera, tài liệu liên quan…
7. Quy định vi phạm (Policy Violated)
- Ghi rõ tên quy định hoặc quy chế cụ thể mà người vi phạm đã vi phạm.
8. Hành động kỷ luật (Disciplinary Action)
- Nêu rõ biện pháp kỷ luật được áp dụng đối với người vi phạm, ví dụ như cảnh cáo, khiển trách, đình chỉ công tác…
- Biện pháp kỷ luật phải phù hợp với mức độ vi phạm và quy định của tổ chức.
9. Tên người lập biên bản (Prepared By)
- Ghi rõ họ và tên của người lập biên bản.
10. Chữ ký xác nhận (Signature)
- Người lập biên bản và người vi phạm phải ký tên xác nhận nội dung biên bản.
Các mẫu biên bản về việc vi phạm kỷ luật tiếng Anh
Mẫu 1: Biên bản về việc vi phạm kỷ luật đơn giản
Disciplinary Action Report
Date: [Ngày tháng]
Employee Name: [Tên người vi phạm]
Position: [Vị trí công việc]
Department: [Phòng ban]
Reason for Disciplinary Action: [Lý do vi phạm]
Policy Violated: [Quy định vi phạm]
Disciplinary Action: [Hành động kỷ luật]
Prepared By: [Tên người lập biên bản]
Signature:
Employee Signature:Mẫu 2: Biên bản về việc vi phạm kỷ luật chi tiết
Disciplinary Action Report
Date: [Ngày tháng]
Employee Name: [Tên người vi phạm]
Position: [Vị trí công việc]
Department: [Phòng ban]
Reason for Disciplinary Action:
[Mô tả chi tiết về hành vi vi phạm, bao gồm ngày giờ, địa điểm, bằng chứng hỗ trợ...]
Policy Violated:
[Tên quy định hoặc quy chế vi phạm, bao gồm số mục hoặc trang trong tài liệu...]
Disciplinary Action:
[Biện pháp kỷ luật được áp dụng, bao gồm thời hạn, điều kiện áp dụng...]
Prepared By: [Tên người lập biên bản]
Signature:
Employee Signature:Mẹo để viết biên bản về việc vi phạm kỷ luật tiếng Anh hiệu quả
- Sử dụng ngôn ngữ chính xác, tránh sử dụng ngôn ngữ cảm tính hoặc mang tính chất chủ quan.
- Cung cấp bằng chứng rõ ràng và cụ thể cho mỗi lý do vi phạm.
- Biện pháp kỷ luật phải phù hợp với mức độ vi phạm và quy định của tổ chức.
- Lưu trữ biên bản cẩn thận, đảm bảo rằng biên bản được bảo mật và không bị sửa đổi.
Ví dụ minh họa
Tên người vi phạm: John Doe
Vị trí công việc: Nhân viên bán hàng
Phòng ban: Bộ phận bán hàng
Lý do vi phạm: John Doe đã đến làm việc muộn 30 phút mà không có lý do chính đáng.
Quy định vi phạm: Quy định về giờ giấc làm việc.
Hành động kỷ luật: Cảnh cáo bằng văn bản.
Biên bản:
Disciplinary Action Report
Date: 2023-03-15
Employee Name: John Doe
Position: Sales Associate
Department: Sales
Reason for Disciplinary Action:
John Doe arrived at work 30 minutes late on March 15, 2023, without a valid reason. This is a violation of the company's attendance policy, which states that all employees must be at their designated work stations by 8:00 AM.
Policy Violated: Attendance Policy
Disciplinary Action: Written Warning
Prepared By: [Tên người lập biên bản]
Signature:
Employee Signature: Câu hỏi thường gặp
1. Biên bản vi phạm kỷ luật có cần phải được dịch sang tiếng Việt?
- Tùy thuộc vào chính sách của tổ chức và đối tượng áp dụng. Nếu tổ chức hoạt động ở Việt Nam và người vi phạm là người Việt Nam, thì biên bản cần được dịch sang tiếng Việt để đảm bảo người vi phạm hiểu rõ nội dung.
2. Làm sao để đảm bảo biên bản vi phạm kỷ luật được bảo mật?
- Lưu trữ biên bản cẩn thận, tránh để người không có thẩm quyền tiếp cận. Có thể lưu trữ biên bản trong hồ sơ nhân sự hoặc trong kho lưu trữ riêng biệt, đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân.
3. Ai có quyền lập biên bản về việc vi phạm kỷ luật?
- Người có quyền lập biên bản thường là trưởng bộ phận, quản lý trực tiếp của người vi phạm hoặc người được cấp quyền bởi tổ chức.
4. Liệu tổ chức có thể sử dụng biên bản vi phạm kỷ luật làm bằng chứng trong các vụ kiện?
- Biên bản vi phạm kỷ luật có thể được sử dụng làm bằng chứng trong các vụ kiện nếu biên bản được lập đúng quy trình, đầy đủ thông tin và có chữ ký xác nhận của cả người lập biên bản và người vi phạm.
5. Làm sao để tạo một biên bản vi phạm kỷ luật chuyên nghiệp?
- Sử dụng ngôn ngữ chính xác và lịch sự, tránh sử dụng ngôn ngữ cảm tính hoặc mang tính chất chủ quan.
- Cung cấp thông tin đầy đủ và rõ ràng, tránh thiếu sót hoặc mơ hồ.
- Lưu trữ biên bản cẩn thận, đảm bảo rằng biên bản được bảo mật và không bị sửa đổi.
Gợi ý các chủ đề liên quan:
- Các loại vi phạm kỷ luật phổ biến trong doanh nghiệp
- Quy trình xử lý vi phạm kỷ luật trong doanh nghiệp
- Cách viết bản kiểm điểm cá nhân
Liên hệ hỗ trợ:
Khi cần hỗ trợ, hãy liên hệ Số Điện Thoại: 0936238633, Email: [email protected] Hoặc đến địa chỉ: 408 An Tiêm, Hà Khẩu, Hạ Long, Quảng Ninh, Việt Nam. Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7.
